Kanzlei-Setup-Programm

Ihre Kanzlei in einem System, von der Anfrage bis zur Abrechnung.

Ein Zoho-System, das den gesamten Kanzlei-Ablauf trägt: Onboarding, Unterlagen-Anforderung, Fristen und Abrechnung greifen ineinander, ohne E-Mail-Pingpong und ohne Tabellen.

  • Neue Mandate in 2 statt 5 Tagen arbeitsfähig
  • Keine Frist mehr, die in Tabellen untergeht
  • Erfasste Zeiten fließen automatisch in die Rechnung
Erstgespräch buchen Workflow Planner öffnen Antwortzeit: noch am selben Tag
1:30
Transformationen

Was wir für echte Unternehmen verändert haben.

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Fallstudie·Deutschland

E-Commerce

Eine deutsche Commerce-Marke betreibt B2C- und B2B-Geschäft auf einer einzigen Datenbasis.

Pain
  • B2C-Bestellungen und B2B-Auftragsprozess liefen auf zwei getrennten Tools
  • Kunde, Auftrag und Rechnung mussten manuell verknüpft werden
  • Eingangsrechnungen wurden Zeile für Zeile abgetippt
  • Steuerberater-Übergabe am Jahresende war ein mehrwöchiger Kraftakt
Gain
  • Shopify-Bestellung wird automatisch zu Inventory-Bewegung und Rechnung
  • OCR liest Eingangsrechnungen, keine manuelle Dateneingabe mehr
  • CRM ↔ Books bidirektional synchron, B2B-Pipeline plus Vertragsdaten in einem System
  • DATEV-Export läuft kontinuierlich, kein Jahresend-Panikmodus
Projektdauer ~1 Monat
Gebaut mit
Zoho CRMShopifyZoho BooksDATEVZoho InventoryMigration
Fallstudie·Deutschland

Finanzen & Dokumente

Ein deutsches mittelständisches Unternehmen wollte seine Rechnungs-, Angebots- und Mahnprozesse professionalisieren.

Pain
  • Word-/Excel-Vorlagen ohne einheitliche Markenidentität
  • Mahnungen ad hoc, oft erst Wochen nach Fälligkeit
  • Keine wiederverwendbare Kommunikationsbasis für überfällige Kunden
  • Zeitaufwendige manuelle Erstellung jedes Dokuments
Gain
  • Jede Rechnung und jedes Angebot reflektiert die Marke
  • Mahnstrecke startet automatisch ab Fälligkeit
  • Konsistente Kundenkommunikation ohne Reibung
  • Buchhaltung kann sich auf Inhalte statt auf Formatierung konzentrieren
Projektdauer ~5 Monate
Gebaut mit
Zoho Books
Das Problem

CRM gekauft, und trotzdem im Excel?

In Kanzleien bricht der Prozess meist zwischen Mandatsannahme und Bearbeitung. Nicht Zoho ist das Problem, sondern wie es eingeführt wurde.

  • Onboarding ist Handarbeit

    Jedes neue Mandat heißt Formulare per E-Mail, Stammdaten abtippen und nachhaken, Tage, bevor überhaupt gearbeitet werden kann.

  • Unterlagen muss man jagen

    Belege und Dokumente fehlen, kommen verstreut per Mail und müssen einzeln angefordert werden. Das Hinterhertelefonieren frisst Stunden pro Woche.

  • Fristen leben im Kopf

    Abgabe- und Bearbeitungsfristen stehen in Köpfen und Tabellen. Wer sieht auf einen Blick, was diese Woche überfällig wird?

Die Lösung

Ein System für den ganzen Kanzlei-Ablauf

Von der Mandantenanfrage bis zur Abrechnung folgt jedes Mandat demselben Ablauf. Nichts bleibt liegen, keine Frist geht unter.

Steuerberater bespricht Unterlagen mit einer Mandantin an einem aufgeräumten Schreibtisch

Mandanten-Onboarding über ein Portal

Neue Mandanten füllen Stammdaten und Formulare digital aus. Alles landet direkt im CRM, ohne Abtippen und ohne E-Mail-Pingpong.

Onboarding-PortalDigitale FormulareAuto-Stammdaten
Steuerfachkraft arbeitet mit Belegen, Taschenrechner und einem Laptop am Schreibtisch

Unterlagen automatisch anfordern

Das System fordert fehlende Belege und Dokumente an und erinnert von selbst. Schluss mit Hinterhertelefonieren, alles abgelegt am Mandat.

Unterlagen-AnforderungAuto-ErinnerungWorkDrive
Steuerberater und Mandant geben sich in einem modernen Büro die Hand

Fristen, Aufgaben und Abrechnung an einem Ort

Fristen und Aufgaben sind sichtbar und zugeordnet, erfasste Zeiten fließen direkt in die Rechnung in Zoho Books. Kein Aufwand geht verloren.

Fristen-TrackingZeiterfassungZoho Books
Zoho · für Steuerberater konfiguriert

Ihre Zoho-Apps, auf den Kanzlei-Prozess zugeschnitten.

Kein Standard-CRM von der Stange. Wir richten jede App auf Ihren Kanzlei-Ablauf ein: vom Mandanten-Onboarding über die Unterlagen bis zur Abrechnung.

Zoho CRM Suchen… + Hinzufügen
Anfrage2
EÜR
Bäckerei Lehmann
€ 3.600
Bil
Huber Bau GmbH
€ 12.400
Onboarding1
Bil
Praxis Dr. Vogel
€ 7.800
Laufendes Mandat1
EÜR
Café Sonnenschein
€ 4.200
Zoho CRM

CRM · Mandanten-Pipeline

Jede Anfrage als Mandat: EÜR oder Bilanz, Honorar, Phase und nächster Schritt.

  • Pipeline nach Kanzlei-Phasen
  • EÜR & Bilanz getrennt
  • Vom Lead zum Mandat
Zoho Books Suchen… + Neu
VorgangMandantFristHonorarStatus
USt-VA 05/25Bäckerei Lehmann10.06.2025€ 320 Abgegeben
EÜR 2024Café Sonnenschein31.07.2025€ 1.450 In Arbeit
JA 2024Huber Bau GmbH31.08.2025€ 4.900 Offen
RE-2025-072Praxis Dr. Vogel28.05.2025€ 2.100 Teilzahlung
Zoho Books

Mandate, Fristen & Honorare

Vorgänge, Fristen und Honorare auf einen Blick, von der USt-VA bis zum Jahresabschluss.

  • Fristen je Mandat
  • Honorare nachverfolgt
  • Offene Posten im Blick
WorkDrive · Sign Suchen… + Upload
Mandanten›Huber Bau GmbH›Jahresabschluss 2024
Jahresabschluss-2024.pdf 20.05 signiert
Vollmacht-Finanzamt.pdf 12.05 wartet auf Signatur
Belege-Q1.zip 08.05 geprüft
Steuererklaerung-2024.docx — Entwurf
WorkDrive · Sign

Belege & Jahresabschlüsse

Belege, Vollmachten und Abschlüsse direkt am Mandat, inkl. E-Signatur.

  • Alles am Mandat abgelegt
  • E-Signatur für Vollmachten
  • Versionen & Zugriffe
Zoho Projects Suchen… + Hinzufügen
USt-Voranmeldung Mo
EÜR erstellen Di–Mi
Jahresabschluss Do
Abgabe Finanzamt Fr
Zoho Projects

Fristen- & Aufgabenplanung

Von der USt-Voranmeldung bis zur Abgabe: jede Aufgabe terminiert und zugewiesen.

  • Terminierte Fristen
  • Bearbeiter-Zuweisung
  • Fortschritt live
Programm & Workflow

So führen wir Zoho One in Ihrer Kanzlei ein

Wir denken uns in Ihre Abläufe hinein und verstehen uns als langfristiger Entwicklungspartner. Hier sind die vier Phasen.

  1. AnalyseWir prüfen Ihre Abläufe von der Mandantenanfrage über die Bearbeitung bis zur Abrechnung und finden Ihre größten Zeitfresser.
  2. KonzeptionWir gestalten Ihre Prozesse in Zoho One und planen die Zoho-Architektur (Business Process Mapping).
  3. UmsetzungEinrichtung, Anpassung, Entwicklung der Automatisierungen und Migration Ihrer Mandanten- und Stammdaten.
  4. BegleitungSchulung Ihres Teams, Feinjustierung und laufender Support, damit das System fester Teil Ihres Kanzlei-Alltags wird.
KI in der Praxis

Wo KI in der Kanzlei wirklich Arbeit abnimmt.

Keine Spielerei, sondern konkrete Stellen, an denen wir KI in echte Zoho-Setups für Kanzleien eingebaut haben, damit Ihr Team weniger tippt und keine Frist mehr untergeht.

  • Mandantenanfragen von Hand zuordnen
    Anfrage-Triage

    Mandantenanfragen landen sortiert im Mandat

    Eingehende E-Mails werden automatisch gelesen, nach Anliegen kategorisiert und dem richtigen Mandat sowie Bearbeiter zugeordnet, ohne manuelles Sichten des Postfachs.

  • Belege von Hand abtippen
    Belegerkennung

    Belege und Rechnungen lesen sich selbst aus

    Beträge, Datum und Belegart werden per OCR aus eingereichten Belegen extrahiert und vorkontiert ins richtige Feld geschrieben, DATEV-fertig statt abgetippt.

  • Standardantworten jedes Mal neu tippen
    Antwort-Assistent

    Standardantworten in Sekunden vorbereitet

    Für wiederkehrende Mandantenanliegen schlägt die KI fertige Antwortentwürfe im Ton Ihrer Kanzlei vor. Ihr Team prüft und bestätigt nur noch.

Kontakt

Bereit, mehr Mandate mit dem gleichen Team zu betreuen?

Lassen Sie uns in einem kostenlosen Zoho System-Review herausfinden, wo in Ihren Abläufen das meiste Potenzial steckt. Unverbindlich, konkret und auf Ihre Kanzlei zugeschnitten. Als autorisierter Zoho-Partner begleiten wir Sie von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.

● Kostenloses System-Review · unverbindlich

Workflow Planner öffnen

Ihre Daten nutzen wir ausschließlich für das Gespräch. Kein Spam.

Häufige Fragen

Was Sie vor dem Erstgespräch wissen wollen.

Lässt sich das System an DATEV anbinden?

Ja. Wir richten den Export so ein, dass vorkontierte Belege und Stammdaten DATEV-fertig übergeben werden, Sie arbeiten in Ihrer gewohnten DATEV-Umgebung weiter, ohne doppelte Erfassung.

Wie reichen Mandanten ihre Unterlagen ein?

Über ein eigenes Mandantenportal laden Mandanten Belege und Dokumente direkt hoch, alles landet automatisch beim richtigen Mandat, und das System erinnert selbst an Fehlendes.

Wie lange dauert die Einführung von Zoho One?

Je nach Umfang typischerweise einige Wochen bis wenige Monate. Nach unserem ersten Meeting geben wir Ihnen eine grobe Schätzung, nach dem Anforderungsmeeting eine realistische Einschätzung für Ihren konkreten Betrieb.

Was kostet Zoho One?

Zoho One kostet 37,- € pro Mitarbeiter und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 45,- € pro Mitarbeiter. Darin enthalten sind alle 50+ Zoho Apps. Welche Variante für Ihren Betrieb passt, zeigen wir Ihnen im Beratungsgespräch, gern auch im Vergleich zu Ihren aktuellen Tools.

Müssen wir unsere bestehenden Daten neu eingeben?

Nein. Bestehende Kunden-, Angebots- und Auftragsdaten übernehmen wir im Rahmen der Umsetzung in Zoho One, vorausgesetzt, sie lassen sich aus Ihrem bisherigen System exportieren.

Lässt sich Zoho One mit unseren bestehenden Tools verbinden?

In den meisten Fällen ja. Google und Microsoft lassen sich für E-Mail, Kalender und Drive unkompliziert anbinden, ebenso viele weitere gängige Anwendungen. Darüber hinaus lässt sich über die Zoho API nahezu jedes System individuell integrieren.

Passt Zoho One auch für kleinere Betriebe und mobile Teams?

Ja. Zoho One eignet sich für Einzelunternehmer ebenso wie für wachsende Teams. Ihr Team greift mobil per App auf alle Vorgänge, Aufgaben und Dokumente zu, auch von unterwegs.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Auf Wunsch in den EU-Rechenzentren von Zoho, DSGVO-konform. Ihre Daten verbleiben damit im europäischen Rechtsraum, ein wichtiger Punkt für Betriebe mit sensiblen Kunden- und Projektdaten.

Wie viel Zeit kostet uns das Projekt im Tagesgeschäft?

So wenig wie möglich. Ihr Team ist nur an wenigen, klar abgestimmten Punkten eingebunden, etwa bei der Analyse der Abläufe, der Bereitstellung von Informationen und der Schulung, sodass Ihr Tagesgeschäft weiterläuft.