Akademie-Setup-Programm

Akademien automatisieren die Anmeldung mit Zoho One

Von der ersten Kursanfrage bis zur Teilnahmebescheinigung läuft alles in einem System, Ihr Team kümmert sich um Inhalte, nicht um Listen.

  • Anmeldung bis Zertifikat ohne Handarbeit
  • Teilnehmer, Kurse und Zahlungen an einem Ort
  • Erinnerungen und Rechnungen laufen automatisch
Erstgespräch buchen Workflow Planner öffnen Antwortzeit: noch am selben Tag
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Transformationen

Was wir für echte Unternehmen verändert haben.

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Fallstudie·Deutschland

Beratung

Eine deutsche Management-Beratung wollte vom Tag eins an mit einer voll integrierten Zoho-One-Plattform arbeiten.

Pain
  • Mehrere Logins für jede Anwendung des Tagesgeschäfts
  • Projektabrechnung erforderte manuelles Excel-Mapping
  • DATEV-Übergabe lief per Mailanhängen und Nachfragen
  • Historische Projekte lagen unverknüpft außerhalb des CRM
Gain
  • Ein Passwort öffnet das komplette Zoho-One-Ökosystem
  • Timelogs in Projects fließen automatisch in Rechnungen in Books
  • Belege wandern per Auto-BCC ohne Zwischenstopp zum Steuerberater
  • Excel-Timelog-Mapping importiert die Altprojekt-Historie ins CRM
Projektdauer ~7 Monate
Gebaut mit
Zoho OneMicrosoft AzureZoho CRMZoho ProjectsZoho BooksDATEV
Fallstudie·Deutschland

Coaching

Ein deutscher Business-Coaching-Anbieter mit mehreren Programmen, mehreren Websites und Werbung auf Meta brauchte eine durchgängige Lead-to-Coaching-Maschine.

Pain
  • Leads aus Meta, mehreren Sites und WhatsApp landeten in getrennten Posteingängen
  • Angebote wurden pro Programm manuell zusammengebaut
  • Coaching-Abschlüsse blieben ohne Akte verstreut in Mailthreads
  • Vergessene Follow-ups führten zu kalten Pipelines
Gain
  • Ein Lead-Pool für alle Kanäle mit klarem Quelltracking
  • Dynamische Angebote per Knopfdruck programm- und kundenspezifisch
  • Coaching Complete legt Workdrive-Akte automatisch an
  • Reminder- und Follow-up-Sequenzen halten jeden Lead warm
Projektdauer ~13 Monate
Gebaut mit
Zoho CRMMetaWhatsAppZoho ProjectsZoho BooksZoho Writer
Das Problem

Volle Kurse, aber das Backoffice erstickt in Handarbeit

Bei Bildungsinstituten geht die Zeit nicht im Unterricht verloren, sondern in der Verwaltung dahinter, weil alles von Hand und über zu viele Listen läuft.

  • Anmeldungen von Hand

    Jede Anmeldung wird abgetippt, bestätigt und in Listen gepflegt, fehleranfällig und langsam.

  • Teilnehmer-Chaos

    Wer ist bezahlt, wer fehlt, wer braucht ein Zertifikat? Die Antwort steckt in mehreren Tabellen.

  • Follow-ups fallen aus

    Erinnerungen, Feedback und Wiederbuchungen hängen an einzelnen Personen statt am System.

Die Lösung

Ein System für den ganzen Akademie-Prozess

Von der Anmeldung bis zur Abrechnung folgt jeder Kurs demselben Ablauf. Teilnehmer, Termine und Zahlungen an einem Ort, nichts geht zwischen Tabelle und Postfach verloren.

Dozent präsentiert engagierten Teilnehmern in einem modernen Seminarraum für Erwachsenenbildung

Anmeldung direkt ins System

Online-Anmeldungen landen automatisch im CRM, nichts abtippen, kein Formular geht verloren.

AnmeldeformularAuto-TeilnehmerBestätigung
Teilnehmer einer Weiterbildung arbeiten an Tischen zusammen und machen sich Notizen

Kurse und Teilnehmer an einem Ort

Kurse, Termine und Teilnehmerlisten zentral verwaltet: wer ist gebucht, bezahlt, anwesend.

KursverwaltungTeilnehmerlisteTermine
Dozentin gratuliert einer erwachsenen Teilnehmerin in einem persönlichen Moment

Rechnungen und Zertifikate per Klick

Rechnungen, Erinnerungen und Teilnahmebescheinigungen erzeugen sich automatisch pro Kurs.

Auto-RechnungZertifikatErinnerungen
Zoho · für Akademien konfiguriert

Ihre Zoho-Apps, auf den Akademie-Prozess zugeschnitten.

Kein Standard-CRM von der Stange. Wir richten jede App auf Ihren Ablauf ein: von der Kursanfrage über die Anmeldung bis zur Teilnahmebescheinigung.

Zoho CRM Suchen… + Hinzufügen
Interessent2
Prä
M. Krüger · Projektmanagement
€ 1.450
Onl
S. Vogel · Excel-Aufbau
€ 690
Angemeldet1
Prä
Bauer GmbH · Führungstraining
€ 4.200
Teilgenommen1
Onl
L. Hoffmann · Scrum Master
€ 1.180
Zoho CRM

CRM · Anmelde-Pipeline

Jede Kursanfrage als Deal: Präsenz oder Online, Kursgebühr, Phase und nächster Schritt.

  • Pipeline nach Anmeldestatus
  • Präsenz & Online getrennt
  • Anmeldung statt Tabelle
Zoho Books Suchen… + Neu
RechnungTeilnehmerKursGebührStatus
RE-2025-082M. KrügerProjektmanagement€ 1.450 Bezahlt
RE-2025-085S. VogelExcel-Aufbau€ 690 Offen
RE-2025-088Bauer GmbHFührungstraining€ 4.200 Teilzahlung
RE-2025-091L. HoffmannScrum Master€ 1.180 Versendet
Zoho Books

Kurse & Zahlungen

Kursgebühren, Teilzahlungen und offene Posten pro Teilnehmer an einem Ort.

  • Gebühr je Kurs & Teilnehmer
  • Teilzahlungen nachverfolgt
  • Offene Posten im Blick
WorkDrive · Sign Suchen… + Upload
Kurse›Projektmanagement›Unterlagen
Teilnahmevertrag_Krüger.pdf 12.05 signiert
Kursskript_PM.pdf 10.05 freigegeben
Feedbackbogen.docx 14.05 wartet
Teilnahmebescheinigung_Krüger.pdf — Entwurf
WorkDrive · Sign

Kursmaterialien & Zertifikate

Verträge, Skripte und Teilnahmebescheinigungen direkt am Kurs, inkl. E-Signatur.

  • Alles am Kurs abgelegt
  • E-Signatur für Verträge
  • Zertifikate auf Vorlage
Zoho Bookings Suchen… + Hinzufügen
Kursplanung & Termine Mo
Anmeldephase Di–Mi
Durchführung Do
Zertifizierung Fr
Zoho Bookings

Kursplanung

Von der Planung bis zur Zertifizierung: jeder Schritt terminiert und zugewiesen.

  • Termine & Räume geplant
  • Trainer-Zuweisung
  • Fortschritt live
Programm & Workflow

So führen wir Zoho One in Ihrer Akademie ein

Wir denken uns in Ihre Abläufe hinein und verstehen uns als langfristiger Entwicklungspartner. Hier sind die vier Phasen.

  1. AnalyseWir prüfen Ihre Abläufe von der Kursanfrage über die Anmeldung bis zur Abrechnung und finden Ihre größten Zeitfresser.
  2. KonzeptionWir gestalten Ihre Prozesse in Zoho One und planen die Zoho-Architektur (Business Process Mapping).
  3. UmsetzungEinrichtung, Anpassung, Entwicklung der Automatisierungen und Migration Ihrer Teilnehmer- und Kursdaten.
  4. BegleitungSchulung Ihres Backoffice-Teams, Feinjustierung und laufender Support, damit das System fester Teil Ihres Alltags wird.
KI in der Praxis

Wo KI in der Akademie wirklich Arbeit abnimmt.

Keine Spielerei: konkrete Stellen, an denen wir KI in echte Zoho-Setups für Akademien einbauen, damit Ihr Backoffice weniger tippt und keine Anmeldung untergeht.

  • Kursanfragen von Hand zuordnen
    Anfrage-Triage

    Kursanfragen landen sortiert beim richtigen Kurs

    Eingehende Anfragen werden automatisch gelesen, dem passenden Kurs zugeordnet und priorisiert, ohne dass jemand das Postfach von Hand sortiert.

  • Anmeldungen von Hand abtippen
    Formular-Erkennung

    Anmeldungen lesen sich selbst aus

    Name, Firma und Kurswunsch werden per OCR aus eingereichten Anmeldeformularen extrahiert und als Teilnehmer ins CRM geschrieben, nichts abtippen.

  • Standardantworten jedes Mal neu tippen
    Antwort-Assistent

    Standardantworten in Sekunden vorbereitet

    Für wiederkehrende Fragen zu Terminen, Preisen oder Inhalten schlägt die KI fertige Antwortentwürfe im Ton Ihrer Akademie vor. Ihr Team prüft und bestätigt nur noch.

Kontakt

Bereit, mehr Kurse mit dem gleichen Team zu füllen?

Lassen Sie uns in einem kostenlosen Zoho System-Review herausfinden, wo in Ihren Abläufen das meiste Potenzial steckt. Unverbindlich, konkret und auf Ihre Akademie zugeschnitten. Als autorisierter Zoho-Partner begleiten wir Sie von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.

● Kostenloses System-Review · unverbindlich

Workflow Planner öffnen

Ihre Daten nutzen wir ausschließlich für das Gespräch. Kein Spam.

Häufige Fragen

Was Sie vor dem Erstgespräch wissen wollen.

Können wir mehrere Kurse und Termine parallel verwalten?

Ja. Jeder Kurs hat seine eigenen Termine und Teilnehmerlisten. Sie sehen pro Kurs auf einen Blick, wer gebucht, bezahlt und anwesend ist, auch wenn mehrere Durchläufe gleichzeitig laufen.

Erzeugt das System Teilnahmebescheinigungen automatisch?

Ja. Nach Abschluss eines Kurses werden Teilnahmebescheinigungen aus Ihrer Vorlage pro Teilnehmer erzeugt und können direkt versendet werden, ohne dass jemand sie einzeln ausfüllt.

Wie lange dauert die Einführung von Zoho One?

Je nach Umfang typischerweise einige Wochen bis wenige Monate. Nach unserem ersten Meeting geben wir Ihnen eine grobe Schätzung, nach dem Anforderungsmeeting eine realistische Einschätzung für Ihren konkreten Betrieb.

Was kostet Zoho One?

Zoho One kostet 37,- € pro Mitarbeiter und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 45,- € pro Mitarbeiter. Darin enthalten sind alle 50+ Zoho Apps. Welche Variante für Ihren Betrieb passt, zeigen wir Ihnen im Beratungsgespräch, gern auch im Vergleich zu Ihren aktuellen Tools.

Müssen wir unsere bestehenden Daten neu eingeben?

Nein. Bestehende Kunden-, Angebots- und Auftragsdaten übernehmen wir im Rahmen der Umsetzung in Zoho One, vorausgesetzt, sie lassen sich aus Ihrem bisherigen System exportieren.

Lässt sich Zoho One mit unseren bestehenden Tools verbinden?

In den meisten Fällen ja. Google und Microsoft lassen sich für E-Mail, Kalender und Drive unkompliziert anbinden, ebenso viele weitere gängige Anwendungen. Darüber hinaus lässt sich über die Zoho API nahezu jedes System individuell integrieren.

Passt Zoho One auch für kleinere Betriebe und mobile Teams?

Ja. Zoho One eignet sich für Einzelunternehmer ebenso wie für wachsende Teams. Ihr Team greift mobil per App auf alle Vorgänge, Aufgaben und Dokumente zu, auch von unterwegs.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Auf Wunsch in den EU-Rechenzentren von Zoho, DSGVO-konform. Ihre Daten verbleiben damit im europäischen Rechtsraum, ein wichtiger Punkt für Betriebe mit sensiblen Kunden- und Projektdaten.

Wie viel Zeit kostet uns das Projekt im Tagesgeschäft?

So wenig wie möglich. Ihr Team ist nur an wenigen, klar abgestimmten Punkten eingebunden, etwa bei der Analyse der Abläufe, der Bereitstellung von Informationen und der Schulung, sodass Ihr Tagesgeschäft weiterläuft.