Recruiting-Setup-Programm

Von der Vakanz zum Placement, Recruiting in einem System.

Schluss mit Kandidaten in Excel und Postfach. Ein Zoho-System, das jede Vakanz mit eigener Pipeline trägt, von der Ansprache bis zum unterschriebenen Vertrag.

  • Jeder Kandidat sichtbar in seiner Phase pro Vakanz
  • Ansprache, Statusupdates und Terminierung automatisiert
  • Kunden, Aufträge und Placements an einem Ort
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Transformationen

Was wir für echte Unternehmen verändert haben.

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Fallstudie·Deutschland

Personalmanagement

Ein deutscher Hausverwaltungs- und Personaldienstleister brauchte eine durchgängige Plattform vom Lead bis zur Abrechnung, inklusive mobiler App für die Mitarbeiter im Feld.

Pain
  • Feldstunden landeten auf Papier und wurden händisch in Excel übertragen
  • Verträge per Print + Post, Vertragszyklen dauerten Wochen
  • Keine Sicht darauf, welcher Mitarbeiter gerade wo arbeitet
  • Abschlags- und Schlussrechnungen mussten manuell zusammengeführt werden
Gain
  • Mobile App liefert Zeiten und GPS direkt in die Abrechnung
  • Verträge laufen end-to-end digital über E-Signatur
  • Fuhrpark mit TÜV, Mietzeitraum und Kilometerstand in einem Modul
  • Dashboards zeigen Personaleinsatz und Projektkosten transparent
Projektdauer ~3 Monate
Gebaut mit
Zoho CRMZoho CreatorZoho ProjectsZoho BooksZoho WriterZoho Sign
Fallstudie·Österreich

HR-Tech

Eine österreichische HR-Tech-SaaS-Plattform brauchte ein Abomodell, das jährliche Preisanpassungen über den Verbraucherpreisindex automatisiert berechnet.

Pain
  • Jährliche VPI-Berechnung lief manuell in Tabellen
  • Erste Rechnung nach Lizenzstart kam unzuverlässig spät
  • Subscription-Änderungen wurden nicht ins CRM zurückgespiegelt
  • Renewal-Anschreiben waren handgepflegte Word-Dokumente
Gain
  • VPI-Indexwerte landen direkt im CRM und steuern den Preis automatisch
  • Lizenzbeginn löst automatisch den ersten Rechnungsentwurf aus
  • Subscription-Änderungen werden in den passenden Deal zurückgeschrieben
  • Renewal-Anschreiben werden aus Templates mit aktueller Preisformel generiert
Projektdauer ~12 Monate
Gebaut mit
Zoho CRMZoho BillingZoho WriterMigration
Das Problem

Mehr Vakanzen als je, und das Backoffice kommt nicht hinterher

Im Recruiting bricht der Prozess meist zwischen Sourcing und Besetzung. Nicht die Auftragslage ist das Problem, sondern dass Kandidaten von Hand und über zu viele Kanäle laufen.

  • Kandidaten in Excel und Postfach

    Lebensläufe, Notizen und Status liegen in Tabellen und Mails, ohne zentrale Datenbank, ohne schnelle Suche, mit doppelten Ansprachen.

  • Keine Pipeline pro Vakanz

    Welcher Kandidat ist in Screening, wer im Interview, wer beim Kunden vorgestellt? Pro Auftrag fehlt der saubere Überblick.

  • Langsame Kommunikation kostet Talente

    Gute Kandidaten springen ab, weil Rückmeldung und Terminierung von Hand laufen und im Tagesgeschäft untergehen.

Die Lösung

Ein System für den ganzen Recruiting-Prozess

Von der Vakanz bis zum Vertrag folgt jeder Kandidat derselben Pipeline. Sourcing, Screening und Placement an einem Ort, nichts geht zwischen Mail und Tabelle verloren.

Recruiterin im Gespräch mit einer Kandidatin in einem hellen, modernen Besprechungsraum

Kandidaten und Vakanzen mit Pipeline pro Auftrag

Jeder Kandidat und jede Vakanz in einer durchsuchbaren Datenbank, mit einer klaren Pipeline pro Auftrag, die zeigt, wer in welcher Phase steht.

Kandidaten-DatenbankPipeline pro VakanzAuftragsübersicht
Recruiter sichtet ausgedruckte Lebensläufe und Bewerbungsunterlagen an einem aufgeräumten Schreibtisch

Kommunikation und Terminierung automatisiert

Eingangsbestätigung, Statusupdates und Interview-Terminierung laufen automatisch. Gute Kandidaten bekommen sofort Antwort, nichts bleibt liegen.

Auto-KommunikationInterview-TerminierungKalender-Sync
Recruiter begrüßt eine neue Mitarbeiterin herzlich per Handschlag in einem hellen Büro

Screening, Vorstellung und Placement im Blick

Kandidaten bewerten und screenen, Profile per Klick beim Kunden vorstellen und jedes Placement bis zum Vertrag verfolgen, inklusive Kunden- und Auftragsverwaltung.

Screening & ScoringKundenvorstellungPlacement-Tracking
Zoho · für Recruiting konfiguriert

Ihre Zoho-Apps, auf den Recruiting-Prozess zugeschnitten.

Kein Standard-CRM von der Stange. Wir richten jede App auf Ihren Ablauf ein: von der Vakanz über Screening und Interview bis zum unterschriebenen Vertrag.

Zoho Recruit Suchen… + Hinzufügen
Screening2
Fest
Sandra Bergmann · Buchhaltung
€ 58.000
Frei
Mehmet Demir · DevOps
€ 720/Tag
Interview1
Fest
Julia Hoffmann · Vertrieb
€ 64.000
Angebot1
Fest
Tobias Krüger · Projektleitung
€ 78.000
Zoho Recruit

Recruit · Kandidaten-Pipeline

Jeder Kandidat als Karte pro Vakanz: Festanstellung oder Freelance, Phase, Zielgehalt und nächster Schritt.

  • Pipeline pro Vakanz
  • Fest & Freelance getrennt
  • Status auf einen Blick
Zoho Recruit Suchen… + Neu
VakanzKundeKandidatenGehaltsbandStatus
VK-2025-041Nordmann Logistik6 aktiv€ 55–65k Besetzt
VK-2025-047Westfalen IT4 aktiv€ 70–85k In Vorstellung
VK-2025-052Klinikum Ruhrtal9 aktiv€ 48–58k Dringend
VK-2025-055Stadtwerke Hamm3 aktiv€ 60–72k Screening
Zoho Recruit

Offene Vakanzen

Alle Aufträge im Blick: Position, Kunde, aktive Kandidaten und Gehaltsband je Stelle.

  • Vakanzen nach Status
  • Kandidaten pro Stelle
  • Gehaltsband hinterlegt
WorkDrive · Sign Suchen… + Upload
KandidatenTobias KrügerUnterlagen
Lebenslauf_Krüger.pdf 12.05 geprüft
Kandidatenprofil.pdf 14.05 freigegeben
Arbeitsvertrag.pdf 20.05 wartet auf Signatur
Zeugnisse.pdf Entwurf
WorkDrive · Sign

Dokumente & Verträge

Lebensläufe, Profile und Arbeitsverträge direkt am Kandidaten, inkl. E-Signatur.

  • Alles am Kandidaten abgelegt
  • E-Signatur integriert
  • Versionen & Zugriffe
Zoho Projects Suchen… + Hinzufügen
Sichtung & Screening Mo
Telefoninterview Di
Vor-Ort-Gespräch Do
Vertrag & Onboarding Fr
Zoho Projects

Interview-Planung

Vom Screening bis zum Vertrag: jede Interview-Phase terminiert und zugewiesen.

  • Terminierte Interview-Phasen
  • Recruiter-Zuweisung
  • Fortschritt live
Programm & Workflow

So führen wir Zoho One in Ihrem Recruiting ein

Wir denken uns in Ihre Abläufe hinein und verstehen uns als langfristiger Entwicklungspartner. Hier sind die vier Phasen.

  1. AnalyseWir prüfen Ihre Abläufe von der Auftragsannahme über Sourcing und Screening bis zum Placement und finden Ihre größten Zeitfresser.
  2. KonzeptionWir gestalten Ihre Prozesse in Zoho One und planen die Zoho-Architektur (Business Process Mapping).
  3. UmsetzungEinrichtung, Anpassung, Entwicklung der Automatisierungen und Migration Ihrer Kandidaten-, Kunden- und Auftragsdaten.
  4. BegleitungSchulung Ihres Recruiting-Teams, Feinjustierung und laufender Support, damit das System fester Teil Ihres Alltags wird.
KI in der Praxis

Wo KI im Recruiting wirklich Arbeit abnimmt.

Keine Spielerei: konkrete Stellen, an denen wir KI in echte Zoho-Recruiting-Setups einbauen, damit Ihr Team schneller die richtigen Kandidaten findet und niemand im Tagesgeschäft untergeht.

  • Lebensläufe von Hand erfassen
    Lebenslauf-Parsing

    Lebensläufe landen strukturiert in der Datenbank

    Eingehende CVs werden automatisch ausgelesen, Skills, Erfahrung und Kontaktdaten landen in den richtigen Feldern und werden der passenden Vakanz zugeordnet, statt von Hand übertragen zu werden.

  • Kandidaten einzeln durchsehen
    Kandidaten-Matching

    Passende Profile pro Vakanz vorgeschlagen

    Zoho Zia gleicht Kandidaten mit den Anforderungen einer Vakanz ab und schlägt die besten Treffer mit einem Score vor. Ihr Team sieht sofort, wen es zuerst ansprechen sollte.

  • Jede Nachricht von Hand schreiben
    Ansprache-Assistent

    Erstansprache und Antworten in Sekunden vorbereitet

    Für Ansprache, Statusupdates und Absagen schlägt die KI fertige Entwürfe im Ton Ihrer Beratung vor. Ihr Team prüft und bestätigt nur noch.

Kontakt

Bereit, mehr Stellen mit dem gleichen Team zu besetzen?

Lassen Sie uns in einem kostenlosen Zoho System-Review herausfinden, wo in Ihren Abläufen das meiste Potenzial steckt. Unverbindlich, konkret und auf Ihr Recruiting zugeschnitten. Als autorisierter Zoho-Partner begleiten wir Sie von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.

● Kostenloses System-Review · unverbindlich

Ihre Daten nutzen wir ausschließlich für das Gespräch. Kein Spam.

Häufige Fragen

Was Sie vor dem Erstgespräch wissen wollen.

Lassen sich Löschfristen für Bewerberdaten im Talentpool automatisch einhalten?

Ja. Wir hinterlegen Löschfristen pro Bewerber, sodass das System rechtzeitig an Einwilligung, Verlängerung oder Löschung erinnert. Ihr Talentpool bleibt gepflegt und DSGVO-konform, ohne dass Sie Fristen von Hand nachhalten.

Kann ein Kandidat für mehrere Vakanzen gleichzeitig in der Pipeline geführt werden?

Ja. Ein Kandidat lässt sich mehreren Vakanzen zuordnen und durchläuft je Auftrag seine eigene Phase. Sie sehen pro Vakanz, wo er steht, ohne ihn doppelt anzulegen oder den Überblick zu verlieren.

Wie lange dauert die Einführung von Zoho One?

Je nach Umfang typischerweise einige Wochen bis wenige Monate. Nach unserem ersten Meeting geben wir Ihnen eine grobe Schätzung, nach dem Anforderungsmeeting eine realistische Einschätzung für Ihren konkreten Betrieb.

Was kostet Zoho One?

Zoho One kostet 37,- € pro Mitarbeiter und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 45,- € pro Mitarbeiter. Darin enthalten sind alle 50+ Zoho Apps. Welche Variante für Ihren Betrieb passt, zeigen wir Ihnen im Beratungsgespräch, gern auch im Vergleich zu Ihren aktuellen Tools.

Müssen wir unsere bestehenden Daten neu eingeben?

Nein. Bestehende Kunden-, Angebots- und Auftragsdaten übernehmen wir im Rahmen der Umsetzung in Zoho One, vorausgesetzt, sie lassen sich aus Ihrem bisherigen System exportieren.

Lässt sich Zoho One mit unseren bestehenden Tools verbinden?

In den meisten Fällen ja. Google und Microsoft lassen sich für E-Mail, Kalender und Drive unkompliziert anbinden, ebenso viele weitere gängige Anwendungen. Darüber hinaus lässt sich über die Zoho API nahezu jedes System individuell integrieren.

Passt Zoho One auch für kleinere Betriebe und mobile Teams?

Ja. Zoho One eignet sich für Einzelunternehmer ebenso wie für wachsende Teams. Ihr Team greift mobil per App auf alle Vorgänge, Aufgaben und Dokumente zu, auch von unterwegs.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Auf Wunsch in den EU-Rechenzentren von Zoho, DSGVO-konform. Ihre Daten verbleiben damit im europäischen Rechtsraum, ein wichtiger Punkt für Betriebe mit sensiblen Kunden- und Projektdaten.

Wie viel Zeit kostet uns das Projekt im Tagesgeschäft?

So wenig wie möglich. Ihr Team ist nur an wenigen, klar abgestimmten Punkten eingebunden, etwa bei der Analyse der Abläufe, der Bereitstellung von Informationen und der Schulung, sodass Ihr Tagesgeschäft weiterläuft.