Pflege-Setup-Programm

Jeder Klient in einer Akte, von der Anfrage bis zur Kassenabrechnung.

Aufnahme, Tourenplanung, mobile Pflegedokumentation und Kassenabrechnung laufen in einem Zoho-System zusammen, statt über Excel, Papier und getrennte Postfächer.

  • Weniger Zettel- und Excel-Arbeit im Büro
  • Touren in Minuten geplant, passend zu Qualifikation und Verfügbarkeit
  • Leistungsnachweise vollständig, Kassenabrechnung pünktlich raus
Erstgespräch buchen Workflow Planner öffnen Antwortzeit: noch am selben Tag
1:30
Transformationen

Was wir für echte Unternehmen verändert haben.

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Fallstudie·Europa

Assistance-Services

Ein europäisches Assistance- und Service-Unternehmen rollt das komplette Zoho-Ökosystem in einem Zug aus.

Pain
  • Anfragen, Verträge und Rechnungen lebten in getrennten Tools und Excel-Listen
  • Cases wurden manuell zugewiesen, Tickets blieben bei den falschen Teams hängen
  • Verträge wurden per Copy-Paste aus alten Word-Dokumenten zusammengeklickt
  • Dokumente lagen verstreut auf lokalen Laufwerken, verlorene Dateien waren Alltag
Gain
  • Automatische Case-Zuweisung und Priorisierung, kein manueller Triage-Schritt mehr
  • Dynamisch generierte Verträge und Angebote aus CRM-Daten in Sekunden
  • Servicebasierte Rechnungen und automatischer Zahlungsabgleich, Buchhaltung läuft im Hintergrund
  • Operatives KPI-Panel gibt dem Management jeden Morgen klare Sicht
Projektdauer ~1 Monat
Gebaut mit
Zoho OneZoho CRMZoho BooksZoho WriterZoho FlowZoho Analytics
Fallstudie·Deutschland

Außendienst

Ein deutscher Field-Service-Anbieter verbindet Vertrieb, Ticketing, Außendienst und Abrechnung zu einer einzigen Plattform.

Pain
  • Anfahrtspauschalen wurden manuell pro Adresse abgeschätzt, Fehler waren Alltag
  • Techniker hatten beim Einsatz keine Sicht auf das Gerät des Kunden
  • Berichte wurden auf Papier verfasst und Tage später ins System getippt
  • Monatliche Abrechnung war ein Marathon aus Excel und Word
Gain
  • Adresseingabe → Anfahrtszone und Pauschale automatisch im Deal
  • Atera-Inventar, Asset-Management und Wartungsverträge in einem CRM-View
  • Voice-to-Text-Bericht plus Kundenunterschrift auf einem Screen vor Ort
  • PandaDoc-Vertragsunterzeichnung löst Won automatisch aus
Projektdauer ~4 Monate
Gebaut mit
Zoho CRMAteraPandaDocMetaZoho DeskZoho Creator
Fallstudie·Deutschland

Personalmanagement

Ein deutscher Hausverwaltungs- und Personaldienstleister brauchte eine durchgängige Plattform vom Lead bis zur Abrechnung, inklusive mobiler App für die Mitarbeiter im Feld.

Pain
  • Feldstunden landeten auf Papier und wurden händisch in Excel übertragen
  • Verträge per Print + Post, Vertragszyklen dauerten Wochen
  • Keine Sicht darauf, welcher Mitarbeiter gerade wo arbeitet
  • Abschlags- und Schlussrechnungen mussten manuell zusammengeführt werden
Gain
  • Mobile App liefert Zeiten und GPS direkt in die Abrechnung
  • Verträge laufen end-to-end digital über E-Signatur
  • Fuhrpark mit TÜV, Mietzeitraum und Kilometerstand in einem Modul
  • Dashboards zeigen Personaleinsatz und Projektkosten transparent
Projektdauer ~3 Monate
Gebaut mit
Zoho CRMZoho CreatorZoho ProjectsZoho BooksZoho WriterZoho Sign
Das Problem

Volle Auftragsbücher, und der Tag verliert sich in Organisation?

Die Nachfrage nach ambulanter Pflege ist riesig, doch viele Dienste bremst nicht der Markt, sondern die eigene Verwaltung. Nicht die Software ist das Problem, sondern wie sie eingeführt wurde.

  • Klientendaten verstreut

    Anfragen aus Klinik, von Angehörigen und Hausärzten landen in E-Mails, Telefonnotizen und Ordnern. Pflegegrad, Verordnungen und Verträge liegen getrennt, niemand hat den vollen Überblick.

  • Touren und Dienstpläne von Hand

    Touren, Qualifikationen und Verfügbarkeiten werden in Excel und über WhatsApp abgestimmt. Jeder Krankheits- oder Ausfalltag löst eine Kette von Anrufen aus und führt trotzdem zu Lücken auf der Tour.

  • Abrechnung zieht sich

    Leistungsnachweise, Genehmigungen und Belege werden für die Pflege- und Krankenkasse mühsam zusammengesucht. Das verzögert Auszahlungen und kostet bares Geld bei jeder Abrechnungsperiode.

Die Lösung

Ein System nach dem echten Pflegealltag

Von der Anfrage bis zur Kassenabrechnung folgt jeder Klient derselben Akte. Büro und Pflegekräfte arbeiten am selben Stand, nichts geht zwischen Tour und Schreibtisch verloren.

Eine ambulante Pflegekraft prüft in einem hellen Wohnzimmer einen Pflegeplan auf dem Tablet

Jeder Klient sofort in einer Akte

Klinik-Anfrage, Angehörige und ärztliche Verordnung landen direkt in einer Klientenakte. Pflegegrad, Kontakte, Verträge und Status an einem Ort statt über Ordner und Postfächer verstreut.

Aufnahme-FormularKlientenaktePflegegrad & Verordnung
Eine Pflegekraft hilft einer lächelnden älteren Person behutsam

Tourenplanung ohne Excel

Touren und Dienste werden direkt aus der Akte geplant, passend zu Qualifikation, Verfügbarkeit und Wegezeit. Bei Ausfall sieht das Büro sofort, welche Tour neu besetzt werden muss.

TourenplanungDienstplanQualifikation & Verfügbarkeit
Eine Pflegekraft kommt an einer Haustür an und begrüßt eine ältere Klientin

Dokumentation und Abrechnung in einem Fluss

Die Pflegekraft dokumentiert mobil beim Klienten, Leistungsnachweise entstehen automatisch. Die Abrechnung mit Pflege- und Krankenkasse läuft direkt aus der Akte statt aus zusammengesuchten Belegen.

Mobile DokuLeistungsnachweisKassenabrechnung
Zoho · für Pflegedienste konfiguriert

Ihre Zoho-Apps, auf den Pflegeprozess zugeschnitten.

Kein Standard-CRM von der Stange. Wir richten jede App auf Ihre Abläufe ein: von der Anfrage über die Tour bis zur Abrechnung mit der Kasse.

Zoho CRM Suchen… + Hinzufügen
Anfrage2
BP
Hr. Schäfer · Klinik Nord
€ 2.140
GP
Fr. Brinkmann · Angehörige
€ 1.480
Erstbesuch1
BP
Fr. Czerny · Dr. Reul
€ 1.920
In Versorgung1
GP
Ehepaar Lorenz
€ 2.760
Zoho CRM

CRM · Klienten-Pipeline

Jede Anfrage als Datensatz: Grund- oder Behandlungspflege, monatlicher Versorgungswert, Phase und nächster Schritt.

  • Pipeline nach Pflege-Phasen
  • Grund- & Behandlungspflege getrennt
  • Pflegegrad & Verordnung im Blick
Zoho Books Suchen… + Neu
AbrechnungKostenträgerZeitraumBetragStatus
LN-2025-088Pflegekasse AOKMai 2025€ 12.480 Bezahlt
LN-2025-091Krankenkasse TKMai 2025€ 8.360 Eingereicht
PR-2025-042Privat · Fam. LorenzMai 2025€ 1.280 Offen
LN-2025-079Pflegekasse BarmerApr 2025€ 9.940 Teilzahlung
Zoho Books

Leistungsabrechnung

Leistungsnachweise und Rechnungen für Pflegekasse, Krankenkasse und Privatzahler an einem Ort.

  • Pflege- & Krankenkasse getrennt
  • Privatanteil nachverfolgt
  • Offene Posten im Blick
WorkDrive · Sign Suchen… + Upload
Klienten›Ehepaar Lorenz›Dokumente
Pflegevertrag.pdf 06.05 signiert
Pflegegrad-Bescheid.pdf 04.05 abgelegt
Ärztliche Verordnung.pdf 08.05 wartet auf Signatur
Pflegeplanung.docx — Entwurf
WorkDrive · Sign

Pflegedokumentation & Verträge

Pflegeverträge, Bescheide und Verordnungen direkt am Klienten, inkl. E-Signatur.

  • Alles am Klienten abgelegt
  • E-Signatur für Verträge
  • Versionen & Zugriffe
Zoho Projects Suchen… + Hinzufügen
Tour Nord · Frühdienst Mo 06–10
Tour Süd · Behandlungspflege Mo 08–12
Tour Mitte · Grundpflege Mo 11–15
Spätdienst · Wundversorgung Mo 16–19
Zoho Projects

Tourenplanung

Vom Frühdienst bis zum Spätdienst: jede Tour terminiert und einer Pflegekraft zugewiesen.

  • Touren terminiert & zugewiesen
  • Qualifikation berücksichtigt
  • Ausfälle sofort sichtbar
Programm & Workflow

So führen wir Zoho One in Ihrem Pflegedienst ein

Wir denken uns in Ihre Abläufe hinein und verstehen uns als langfristiger Entwicklungspartner. Hier sind die vier Phasen.

  1. AnalyseWir prüfen Ihre Abläufe von der Aufnahme über die Tourenplanung bis zur Kassenabrechnung und finden Ihre größten Zeitfresser.
  2. KonzeptionWir gestalten Ihren Pflegeprozess in Zoho One und planen die Zoho-Architektur (Business Process Mapping).
  3. UmsetzungEinrichtung, Anpassung, Entwicklung der Automatisierungen und Migration Ihrer Klienten-, Pflegegrad- und Vertragsdaten.
  4. BegleitungSchulung von Büro und Pflegekräften, Feinjustierung und laufender Support, damit das System fester Teil Ihres Alltags wird.
KI in der Praxis

Wo KI im Pflegealltag wirklich Arbeit abnimmt.

Keine Spielerei: konkrete Stellen, an denen wir KI in echte Zoho-Pflege-Setups einbauen, damit Ihr Büro schneller aufnimmt, sauberer plant und nichts in der Abrechnung untergeht.

  • Anfragen von Hand sortieren und nachfassen
    Anfrage-Triage

    Anfragen landen vorsortiert in der Akte

    Klinik-Anfragen und E-Mails werden automatisch gelesen, nach Dringlichkeit und Versorgungsbedarf eingestuft und dem richtigen Eingang zugeordnet. Die Aufnahme beginnt vorsortiert statt bei null.

  • Bescheide und Verordnungen abtippen
    Dokumenten-OCR

    Pflegegrad-Bescheide lesen sich selbst aus

    Pflegegrad, Diagnosen und Leistungsdaten werden per OCR aus Bescheiden und ärztlichen Verordnungen extrahiert und in die richtigen Felder der Klientenakte geschrieben, ohne Abtippen.

  • Übergabe aus Notizen zusammensuchen
    Schicht-Übergabe

    Saubere Übergabe zwischen den Touren

    Die KI fasst den Verlauf eines Klienten in wenigen Sätzen zusammen. Die nächste Schicht sieht den Stand sofort, statt sich durch Doku und Nachrichten zu lesen.

Kontakt

Bereit, jeden Klienten in einer Akte zu führen?

Lassen Sie uns in einem kostenlosen Zoho System-Review herausfinden, wo in Ihren Abläufen das meiste Potenzial steckt. Unverbindlich, konkret und auf Ihren Betrieb zugeschnitten. Als autorisierter Zoho-Partner begleiten wir Sie von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.

● Kostenloses System-Review · unverbindlich

Workflow Planner öffnen

Ihre Daten nutzen wir ausschließlich für das Gespräch. Kein Spam.

Häufige Fragen

Was Sie vor dem Erstgespräch wissen wollen.

Ist das System für die Pflegedokumentation und den Datenschutz geeignet?

Klientendaten liegen mit rollenbasiertem Zugriff in der Akte: das Büro sieht Aufnahme und Abrechnung, die Pflegekraft ihren Tourteil. Auf Wunsch betreiben wir Zoho in den EU-Rechenzentren, DSGVO-konform. Wer was sieht, legen wir gemeinsam fest, sodass jeder nur den Teil der Akte öffnet, den seine Aufgabe verlangt.

Können die Pflegekräfte mobil dokumentieren, auch ohne stabile Verbindung?

Ja. Touren, Aufgaben und Pflegedokumentation sind per App direkt beim Klienten verfügbar; die Eingaben synchronisieren, sobald wieder Verbindung besteht. Leistungsnachweise entstehen aus der Doku und stehen dem Büro für die Abrechnung sofort bereit.

Wie lange dauert die Einführung von Zoho One?

Je nach Umfang typischerweise einige Wochen bis wenige Monate. Nach unserem ersten Meeting geben wir Ihnen eine grobe Schätzung, nach dem Anforderungsmeeting eine realistische Einschätzung für Ihren konkreten Betrieb.

Was kostet Zoho One?

Zoho One kostet 37,- € pro Mitarbeiter und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 45,- € pro Mitarbeiter. Darin enthalten sind alle 50+ Zoho Apps. Welche Variante für Ihren Betrieb passt, zeigen wir Ihnen im Beratungsgespräch, gern auch im Vergleich zu Ihren aktuellen Tools.

Müssen wir unsere bestehenden Daten neu eingeben?

Nein. Bestehende Kunden-, Angebots- und Auftragsdaten übernehmen wir im Rahmen der Umsetzung in Zoho One, vorausgesetzt, sie lassen sich aus Ihrem bisherigen System exportieren.

Lässt sich Zoho One mit unseren bestehenden Tools verbinden?

In den meisten Fällen ja. Google und Microsoft lassen sich für E-Mail, Kalender und Drive unkompliziert anbinden, ebenso viele weitere gängige Anwendungen. Darüber hinaus lässt sich über die Zoho API nahezu jedes System individuell integrieren.

Passt Zoho One auch für kleinere Betriebe und mobile Teams?

Ja. Zoho One eignet sich für Einzelunternehmer ebenso wie für wachsende Teams. Ihr Team greift mobil per App auf alle Vorgänge, Aufgaben und Dokumente zu, auch von unterwegs.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Auf Wunsch in den EU-Rechenzentren von Zoho, DSGVO-konform. Ihre Daten verbleiben damit im europäischen Rechtsraum, ein wichtiger Punkt für Betriebe mit sensiblen Kunden- und Projektdaten.

Wie viel Zeit kostet uns das Projekt im Tagesgeschäft?

So wenig wie möglich. Ihr Team ist nur an wenigen, klar abgestimmten Punkten eingebunden, etwa bei der Analyse der Abläufe, der Bereitstellung von Informationen und der Schulung, sodass Ihr Tagesgeschäft weiterläuft.