Assistance-Setup-Programm

Von der Schadenmeldung bis zur Abrechnung in einem System.

Wir bauen KFZ-Assistance-Anbietern ein Zoho-System, das jeden Pannen- und Unfallfall von der Meldung über die Disposition bis zur Abrechnung trägt, mit Einsatz, Werkstatt und Büro immer auf demselben Stand.

  • Jeder Anruf wird sofort zur vollständigen Fallakte
  • Abschlepp- und Pannendienst disponiert mit SLA-Timer
  • Live-Status und automatische Abrechnung mit Versicherer & Partner
Erstgespräch buchen Workflow Planner öffnen Antwortzeit: noch am selben Tag
1:30
Transformationen

Was wir für echte Unternehmen verändert haben.

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Fallstudie·Europa

Assistance-Services

Ein europäisches Assistance- und Service-Unternehmen rollt das komplette Zoho-Ökosystem in einem Zug aus.

Pain
  • Anfragen, Verträge und Rechnungen lebten in getrennten Tools und Excel-Listen
  • Cases wurden manuell zugewiesen, Tickets blieben bei den falschen Teams hängen
  • Verträge wurden per Copy-Paste aus alten Word-Dokumenten zusammengeklickt
  • Dokumente lagen verstreut auf lokalen Laufwerken, verlorene Dateien waren Alltag
Gain
  • Automatische Case-Zuweisung und Priorisierung, kein manueller Triage-Schritt mehr
  • Dynamisch generierte Verträge und Angebote aus CRM-Daten in Sekunden
  • Servicebasierte Rechnungen und automatischer Zahlungsabgleich, Buchhaltung läuft im Hintergrund
  • Operatives KPI-Panel gibt dem Management jeden Morgen klare Sicht
Projektdauer ~1 Monat
Gebaut mit
Zoho OneZoho CRMZoho BooksZoho WriterZoho FlowZoho Analytics
Fallstudie·Deutschland

Außendienst

Ein deutscher Field-Service-Anbieter verbindet Vertrieb, Ticketing, Außendienst und Abrechnung zu einer einzigen Plattform.

Pain
  • Anfahrtspauschalen wurden manuell pro Adresse abgeschätzt, Fehler waren Alltag
  • Techniker hatten beim Einsatz keine Sicht auf das Gerät des Kunden
  • Berichte wurden auf Papier verfasst und Tage später ins System getippt
  • Monatliche Abrechnung war ein Marathon aus Excel und Word
Gain
  • Adresseingabe → Anfahrtszone und Pauschale automatisch im Deal
  • Atera-Inventar, Asset-Management und Wartungsverträge in einem CRM-View
  • Voice-to-Text-Bericht plus Kundenunterschrift auf einem Screen vor Ort
  • PandaDoc-Vertragsunterzeichnung löst Won automatisch aus
Projektdauer ~4 Monate
Gebaut mit
Zoho CRMAteraPandaDocMetaZoho DeskZoho Creator
Das Problem

CRM gekauft, und der Fall steckt trotzdem im Telefon?

Bei Assistance-Anbietern bricht der Prozess meist zwischen Annahme und Einsatz. Nicht Zoho ist das Problem, sondern wie es eingeführt wurde.

  • Fälle ohne zentrale Akte

    Pannen- und Unfallmeldungen kommen per Telefon herein und landen auf Zetteln und in Mails. Eine vollständige Fallakte gibt es nirgends.

  • Disposition unter Zeitdruck

    Abschlepp- und Pannendienst werden unter Stress manuell angerufen. Wer frei ist, wer im SLA liegt, weiß niemand auf einen Blick.

  • Kein Live-Status

    Wo steht der Fall, wo ist das Fahrzeug, wartet die Werkstatt noch? Der Kunde fragt nach, und keiner kann es sicher beantworten.

Die Lösung

Ein System nach dem echten Assistance-Ablauf

Von der Meldung bis zur Abrechnung folgt jeder Fall demselben Ablauf. Einsatz, Werkstatt und Büro arbeiten am selben Stand, nichts geht zwischen Anruf und Abrechnung verloren.

Ein Pannenhelfer untersucht in der Abenddämmerung mit einer Taschenlampe ein Fahrzeug, gelbe Warnleuchten im Hintergrund

Jeder Anruf wird sofort zum Fall

Schaden- und Pannenmeldungen werden in einem Formular erfasst. Fahrzeug, Standort, Versicherung und Schaden landen direkt in einer vollständigen Fallakte, nichts geht im Notizblock verloren.

FallaufnahmeAuto-FallakteStandort & Fahrzeug
Ein Abschleppwagen lädt ein Fahrzeug auf, ein Techniker sichert es

Disposition mit SLA im Blick

Abschlepp- und Pannendienste werden über ein Board zugewiesen: der passende Partner zur Region, mit laufendem SLA-Timer, statt hektischer Anrufe ins Blaue.

Dispositions-BoardPartner-SLARegion-Zuordnung
Ein Sachbearbeiter prüft in einem ruhigen Büro die Unterlagen zu einem Fahrzeugschaden

Live-Status von Einsatz bis Abrechnung

Einsatz, Werkstatt und Büro sehen denselben Stand: vom Eintreffen über die Reparatur bis zur Abrechnung mit Versicherer und Partner, automatisch dokumentiert.

Live-StatusboardFeld ↔ BüroAuto-Abrechnung
Zoho · für KFZ-Assistance konfiguriert

Ihre Zoho-Apps, auf den Assistance-Prozess zugeschnitten.

Kein Standard-CRM von der Stange. Wir richten jede App auf Ihre Abläufe ein: von der Schadenmeldung über die Disposition bis zur Abrechnung mit Versicherer und Partner.

Zoho Desk Suchen… + Hinzufügen
Gemeldet2
Unf
Unfall A40 Schmitz
€ 4.800
Pan
Panne BAB1 Krüger
€ 620
In Bearbeitung1
Unf
Unfall B236 Aydın
€ 7.350
Erledigt1
Pan
Panne A2 Brinkmann
€ 540
Zoho Desk

Schadenfall-Pipeline

Jede Meldung als Fall: Panne oder Unfall, Fahrzeug, Schadenwert, Phase und nächster Schritt.

  • Pipeline nach Fall-Status
  • Panne & Unfall getrennt
  • Disposition in Minuten
Zoho Books Suchen… + Neu
Fall-Nr.PositionDatumBetragStatus
FA-2025-041Abschleppung Schmitz14.05.2025€ 480 Bezahlt
FA-2025-041Werkstatt Schmitz21.05.2025€ 4.320 Offen
FA-2025-044Mietwagen Aydın02.06.2025€ 690 Teilzahlung
FA-2025-039Versicherer Brinkmann03.06.2025€ 540 Eingereicht
Zoho Books

Fall- & Kostenübersicht

Abschleppung, Werkstatt und Mietwagen je Fall: Betrag, Beleg und Status an einem Ort.

  • Abschleppung & Werkstatt erfasst
  • Mietwagen nachverfolgt
  • Offene Posten im Blick
WorkDrive · Sign Suchen… + Upload
Fälle›Unfall Schmitz›Dokumente
Schadengutachten.pdf 14.05 signiert
Unfallfotos.zip 14.05 abgelegt
Kostenvoranschlag.pdf 16.05 wartet auf Signatur
Schadenmeldung.docx — Entwurf
WorkDrive · Sign

Schadendokumente

Gutachten, Fotos und Kostenvoranschläge direkt am Fall, inkl. E-Signatur.

  • Alles am Fall abgelegt
  • E-Signatur integriert
  • Versionen & Zugriffe
Zoho Projects Suchen… + Hinzufügen
Notrufannahme Mo
Abschleppung Mo–Di
Werkstatt & Reparatur Mi–Do
Abrechnung Fr
Zoho Projects

Assistance-Ablauf

Vom Notruf bis zur Abrechnung: jeder Schritt terminiert und zugewiesen.

  • Terminierte Einsatzschritte
  • Partner-Zuweisung
  • Fortschritt live
Programm & Workflow

So führen wir Zoho One in Ihrem Assistance-Betrieb ein

Wir denken uns in Ihre Abläufe hinein und verstehen uns als langfristiger Entwicklungspartner. Hier sind die vier Phasen.

  1. AnalyseWir prüfen Ihre Abläufe von der Schadenmeldung über die Disposition bis zur Abrechnung und finden Ihre größten Zeitfresser.
  2. KonzeptionWir gestalten Ihren Fall- und Dispositionsprozess in Zoho One und planen die Zoho-Architektur (Business Process Mapping).
  3. UmsetzungEinrichtung, Anpassung, Entwicklung der Automatisierungen und Migration Ihrer Fall-, Partner- und Werkstattdaten.
  4. BegleitungSchulung von Annahme und Disposition, Feinjustierung und laufender Support, damit das System fester Teil Ihres Alltags wird.
KI in der Praxis

Wo KI im Schadenfall wirklich Arbeit abnimmt.

Keine Spielerei: konkrete Stellen, an denen wir KI in echte Zoho-Assistance-Setups einbauen, damit Ihr Team Meldungen schneller aufnimmt und kein Fall ohne Status liegen bleibt.

  • Schadenmeldungen von Hand erfassen
    Meldungs-Triage

    Schadenmeldungen landen klassifiziert in der Akte

    Telefonnotizen und E-Mails werden automatisch gelesen, als Panne oder Unfall eingestuft und mit Dringlichkeit der Disposition zugeordnet. Die Fallaufnahme beginnt vorsortiert statt bei null.

  • Schadensbelege manuell abtippen
    Dokumenten-OCR

    Schadenbelege und Rechnungen lesen sich selbst aus

    Fahrzeugdaten, Beträge und Schadenangaben werden per OCR aus Belegen und Werkstatt-Rechnungen extrahiert und in die richtigen Felder der Fallakte geschrieben. Abrechnung ohne Abtippen.

  • Status-Updates einzeln tippen
    Antwort-Assistent

    Status-Updates an Kunden in Sekunden vorbereitet

    Für wiederkehrende Rückfragen schlägt die KI fertige Status-Antworten aus dem aktuellen Fallstand vor. Ihr Team prüft und bestätigt nur noch.

Kontakt

Bereit, jeden Fall vom Anruf bis zur Abrechnung zu steuern?

Lassen Sie uns in einem kostenlosen Zoho System-Review herausfinden, wo in Ihren Abläufen das meiste Potenzial steckt. Unverbindlich, konkret und auf Ihren Betrieb zugeschnitten. Als autorisierter Zoho-Partner begleiten wir Sie von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.

● Kostenloses System-Review · unverbindlich

Workflow Planner öffnen

Ihre Daten nutzen wir ausschließlich für das Gespräch. Kein Spam.

Häufige Fragen

Was Sie vor dem Erstgespräch wissen wollen.

Können Abschlepp- und Partnerwerkstätten ihren Auftragsstatus selbst zurückmelden?

Ja. Partner können den Stand ihres Einsatzes direkt zurückmelden, vom Eintreffen über die Reparatur bis zur Fertigstellung, sodass Büro und Kunde denselben Live-Status sehen, ohne dass jemand hinterhertelefonieren muss.

Wie sorgt die Disposition dafür, dass der passende Partner zur richtigen Region kommt?

Das Dispositions-Board ordnet jeden Fall nach Standort und Verfügbarkeit dem passenden Partner zu, mit laufendem SLA-Timer, statt hektisch ins Blaue zu telefonieren.

Wie lange dauert die Einführung von Zoho One?

Je nach Umfang typischerweise einige Wochen bis wenige Monate. Nach unserem ersten Meeting geben wir Ihnen eine grobe Schätzung, nach dem Anforderungsmeeting eine realistische Einschätzung für Ihren konkreten Betrieb.

Was kostet Zoho One?

Zoho One kostet 37,- € pro Mitarbeiter und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 45,- € pro Mitarbeiter. Darin enthalten sind alle 50+ Zoho Apps. Welche Variante für Ihren Betrieb passt, zeigen wir Ihnen im Beratungsgespräch, gern auch im Vergleich zu Ihren aktuellen Tools.

Müssen wir unsere bestehenden Daten neu eingeben?

Nein. Bestehende Kunden-, Angebots- und Auftragsdaten übernehmen wir im Rahmen der Umsetzung in Zoho One, vorausgesetzt, sie lassen sich aus Ihrem bisherigen System exportieren.

Lässt sich Zoho One mit unseren bestehenden Tools verbinden?

In den meisten Fällen ja. Google und Microsoft lassen sich für E-Mail, Kalender und Drive unkompliziert anbinden, ebenso viele weitere gängige Anwendungen. Darüber hinaus lässt sich über die Zoho API nahezu jedes System individuell integrieren.

Passt Zoho One auch für kleinere Betriebe und mobile Teams?

Ja. Zoho One eignet sich für Einzelunternehmer ebenso wie für wachsende Teams. Ihr Team greift mobil per App auf alle Vorgänge, Aufgaben und Dokumente zu, auch von unterwegs.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Auf Wunsch in den EU-Rechenzentren von Zoho, DSGVO-konform. Ihre Daten verbleiben damit im europäischen Rechtsraum, ein wichtiger Punkt für Betriebe mit sensiblen Kunden- und Projektdaten.

Wie viel Zeit kostet uns das Projekt im Tagesgeschäft?

So wenig wie möglich. Ihr Team ist nur an wenigen, klar abgestimmten Punkten eingebunden, etwa bei der Analyse der Abläufe, der Bereitstellung von Informationen und der Schulung, sodass Ihr Tagesgeschäft weiterläuft.