Consulting-Setup-Programm

Vom Lead bis zum Retainer in einem System.

Wir bauen Ihrer Beratung ein Zoho-System, das Anfrage, Angebot, Projekt und Abrechnung trägt, ohne Brüche zwischen Pipeline und Rechnung.

  • Leads und Angebote in einer Pipeline statt im Posteingang
  • Jede Beraterstunde lückenlos auf der Rechnung
  • Auslastung, Forecast und Retainer auf einen Blick
Erstgespräch buchen Workflow Planner öffnen Antwortzeit: noch am selben Tag
1:30
Transformationen

Was wir für echte Unternehmen verändert haben.

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Fallstudie·Deutschland

Beratung

Eine deutsche Management-Beratung wollte vom Tag eins an mit einer voll integrierten Zoho-One-Plattform arbeiten.

Pain
  • Mehrere Logins für jede Anwendung des Tagesgeschäfts
  • Projektabrechnung erforderte manuelles Excel-Mapping
  • DATEV-Übergabe lief per Mailanhängen und Nachfragen
  • Historische Projekte lagen unverknüpft außerhalb des CRM
Gain
  • Ein Passwort öffnet das komplette Zoho-One-Ökosystem
  • Timelogs in Projects fließen automatisch in Rechnungen in Books
  • Belege wandern per Auto-BCC ohne Zwischenstopp zum Steuerberater
  • Excel-Timelog-Mapping importiert die Altprojekt-Historie ins CRM
Projektdauer ~7 Monate
Gebaut mit
Zoho OneMicrosoft AzureZoho CRMZoho ProjectsZoho BooksDATEV
Fallstudie·Deutschland

Coaching

Ein deutscher Business-Coaching-Anbieter mit mehreren Programmen, mehreren Websites und Werbung auf Meta brauchte eine durchgängige Lead-to-Coaching-Maschine.

Pain
  • Leads aus Meta, mehreren Sites und WhatsApp landeten in getrennten Posteingängen
  • Angebote wurden pro Programm manuell zusammengebaut
  • Coaching-Abschlüsse blieben ohne Akte verstreut in Mailthreads
  • Vergessene Follow-ups führten zu kalten Pipelines
Gain
  • Ein Lead-Pool für alle Kanäle mit klarem Quelltracking
  • Dynamische Angebote per Knopfdruck programm- und kundenspezifisch
  • Coaching Complete legt Workdrive-Akte automatisch an
  • Reminder- und Follow-up-Sequenzen halten jeden Lead warm
Projektdauer ~13 Monate
Gebaut mit
Zoho CRMMetaWhatsAppZoho ProjectsZoho BooksZoho Writer
Das Problem

Voll ausgelastet und trotzdem im Blindflug?

Bei Beratungen bricht der Prozess meist zwischen Angebot, Projekt und Abrechnung. Nicht die Auftragslage ist das Problem, sondern dass alles von Hand und über zu viele Kanäle läuft.

  • Leads & Angebote ad hoc

    Anfragen und Angebote leben in Mails, Tabellen und Köpfen. Niemand sieht, was offen ist und wo nachzufassen wäre.

  • Angebote kosten Tage

    Jedes Proposal wird neu aus Textbausteinen, Referenzen und Kalkulationen zusammengesetzt, statt auf Knopfdruck zu entstehen.

  • Zeit & Abrechnung versickern

    Erfasste Stunden, fixe Honorare und Auslagen passen nicht zusammen. Bei jeder Rechnung geht abrechenbare Leistung verloren.

Die Lösung

Ein System für den ganzen Beratungsprozess

Von der Anfrage bis zur Rechnung folgt jedes Mandat demselben Ablauf. Nichts geht zwischen Pipeline und Rechnung verloren.

Unternehmensberater in einer Strategie-Session an einer Glaswand voller Notizzettel und Diagramme

Lead und Angebot in einer Pipeline

Jede Anfrage landet im CRM, mit Phase, Nachfass-Datum und Wert. Sie sehen jederzeit, was offen ist und welches Angebot als Nächstes raus muss.

Lead-ErfassungAngebots-PipelineNachfass-Erinnerung
Berater präsentiert einem Kunden am Tisch in einem modernen Besprechungsraum

Proposals auf Knopfdruck

Ein Document-Merge-Generator mit Ihren Textbausteinen, Referenzen und Tagessätzen, ein vollständiges Angebot in rund einer Stunde statt einem halben Tag.

Proposal-GeneratorTextbausteinePDF per Klick
Erfolgreicher Handschlag zum Abschluss eines Beratungsmandats

Auslastung und Abrechnung im Blick

Projektzeit fließt direkt in Rechnung und Forecast. Sie sehen Auslastung pro Berater, offene Honorare und welcher Retainer zur Verlängerung ansteht.

Zeit zur RechnungAuslastungs-DashboardRetainer-Übersicht
Zoho · für Beratungen konfiguriert

Ihre Zoho-Apps, auf den Beratungsprozess zugeschnitten.

Kein Standard-CRM von der Stange. Wir richten jede App auf Ihren Ablauf ein: vom Lead über das Angebot bis zur Abrechnung und Verlängerung.

Zoho CRM Suchen… + Hinzufügen
Angebot2
STR
Strategie Reuter Maschinenbau
€ 28.500
UMS
Zoho-Rollout Brandt Logistik
€ 19.800
Verhandlung1
STR
Prozessberatung Keller & Söhne
€ 34.000
Gewonnen1
UMS
Digitalprojekt Stadtwerke Velbert
€ 72.000
Zoho CRM

CRM · Mandats-Pipeline

Jede Anfrage als Deal: Strategie oder Umsetzung, Angebotswert, Phase und nächster Schritt.

  • Pipeline nach Mandats-Phasen
  • Strategie & Umsetzung getrennt
  • Angebote in Stunden statt Tagen
Zoho Books Suchen… + Neu
RechnungMandantDatumBetragStatus
RE-2025-031Reuter Maschinenbau12.05.2025€ 28.500 Bezahlt
RE-2025-035Brandt Logistik19.05.2025€ 9.600 Offen
AZ-2025-009Stadtwerke Velbert02.06.2025€ 36.000 Anzahlung
RE-2025-040Keller & Söhne05.06.2025€ 12.400 Entwurf
Zoho Books

Honorare & Abrechnung

Projektrechnungen, Tagessätze und Anzahlungen an einem Ort, vom Festpreis bis zum Retainer.

  • Festpreis & Tagessatz
  • Anzahlung & Schlussrechnung
  • Offene Honorare im Blick
WorkDrive · Sign Suchen… + Upload
Mandate›Reuter Maschinenbau›Dokumente
Beratungsangebot.pdf 12.05 signiert
Konzept_Phase1.pdf 15.05 wartet auf Signatur
Beratervertrag.pdf 16.05 signiert
Abschlussbericht.docx — Entwurf
WorkDrive · Sign

Dokumente & Verträge

Angebote, Konzepte und Beraterverträge direkt am Mandat, inkl. E-Signatur.

  • Alles am Mandat abgelegt
  • E-Signatur integriert
  • Versionen & Zugriffe
Zoho Projects Suchen… + Hinzufügen
Analyse & IST-Aufnahme Wo 1
Konzept & Roadmap Wo 2
Umsetzung & Begleitung Wo 3
Review & Übergabe Wo 4
Zoho Projects

Projektphasen

Von der Analyse bis zur Übergabe: jede Phase terminiert und einem Berater zugewiesen.

  • Terminierte Projektphasen
  • Berater-Zuweisung
  • Fortschritt live
Programm & Workflow

So führen wir Zoho One in Ihrer Beratung ein

Wir denken uns in Ihre Abläufe hinein und verstehen uns als langfristiger Entwicklungspartner. Hier sind die vier Phasen.

  1. AnalyseWir prüfen Ihre Abläufe von der Anfrage über das Projekt bis zur Abrechnung und finden Ihre größten Zeitfresser.
  2. KonzeptionWir gestalten Ihre Prozesse in Zoho One und planen die Zoho-Architektur (Business Process Mapping).
  3. UmsetzungEinrichtung, Anpassung, Entwicklung der Automatisierungen und Migration Ihrer Mandanten- und Projektdaten.
  4. BegleitungSchulung Ihres Teams, Feinjustierung und laufender Support, damit das System fester Teil Ihres Alltags wird.
Plus KI

Mehr Tempo mit KI, ohne Mehraufwand.

Die KI übernimmt wiederkehrende Handarbeit; Entscheidungen und Kundenkontakt bleiben bei Ihrem Team.

  • Jede Anfrage wird von Hand gesichtet. Manches bleibt im Postfach liegen.
    Lead-Qualifizierung

    Anfragen kommen vorsortiert in die Pipeline

    Eingehende Anfragen werden gelesen, mit Zoho Zia nach Passung bewertet und dem richtigen Berater zugeordnet. Sie sehen sofort, welcher Lead Priorität hat, ohne manuell zu triagieren.

  • Jedes Angebot wird von Hand geschrieben, jedes Mal neu.
    Proposal-Entwurf

    Angebote schreiben sich vor

    Aus Scope und Tagessätzen schlägt die KI einen Angebotsentwurf im Ton Ihrer Beratung vor. Ihr Team prüft, passt an und gibt frei, statt jedes Proposal bei null zu beginnen.

  • Gesprächsnotizen werden mühsam nachbereitet.
    Gesprächs-Zusammenfassung

    Erstgespräche und Calls in Sekunden zusammengefasst

    Lange Gesprächsnotizen und Mail-Verläufe werden automatisch zu Kernpunkten und nächsten Schritten verdichtet und am Deal abgelegt. Nichts geht zwischen Scoping und Projektstart verloren.

Kontakt

Bereit, mehr Mandate mit dem gleichen Team zu schaffen?

Lassen Sie uns in einem kostenlosen Zoho System-Review herausfinden, wo in Ihren Abläufen das meiste Potenzial steckt. Unverbindlich, konkret und auf Ihre Beratung zugeschnitten. Als autorisierter Zoho-Partner begleiten wir Sie von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.

● Kostenloses System-Review · unverbindlich

Workflow Planner öffnen

Ihre Daten nutzen wir ausschließlich für das Gespräch. Kein Spam.

Häufige Fragen

Was Sie vor dem Erstgespräch wissen wollen.

Können wir mehrere Mandate gleichzeitig steuern, ohne den Überblick über die Auslastung pro Berater zu verlieren?

Ja. Jedes Mandat läuft als eigenes Projekt, und die erfasste Zeit fließt in ein Auslastungs-Dashboard. Sie sehen pro Berater, wer wo gebunden ist und wo noch Kapazität frei ist.

Was passiert, wenn ein Projekt in einen laufenden Retainer übergeht, fängt die Abrechnung dann wieder bei null an?

Nein. Der Retainer wird als wiederkehrende Vereinbarung am Kunden geführt; die erfasste Zeit läuft gegen das vereinbarte Kontingent, und Sie sehen rechtzeitig, welcher Retainer zur Verlängerung ansteht.

Wie lange dauert die Einführung von Zoho One?

Je nach Umfang typischerweise einige Wochen bis wenige Monate. Nach unserem ersten Meeting geben wir Ihnen eine grobe Schätzung, nach dem Anforderungsmeeting eine realistische Einschätzung für Ihren konkreten Betrieb.

Was kostet Zoho One?

Zoho One kostet 37,- € pro Mitarbeiter und Monat im Jahresabo, bei monatlicher Zahlung 45,- € pro Mitarbeiter. Darin enthalten sind alle 50+ Zoho Apps. Welche Variante für Ihren Betrieb passt, zeigen wir Ihnen im Beratungsgespräch, gern auch im Vergleich zu Ihren aktuellen Tools.

Müssen wir unsere bestehenden Daten neu eingeben?

Nein. Bestehende Kunden-, Angebots- und Auftragsdaten übernehmen wir im Rahmen der Umsetzung in Zoho One, vorausgesetzt, sie lassen sich aus Ihrem bisherigen System exportieren.

Lässt sich Zoho One mit unseren bestehenden Tools verbinden?

In den meisten Fällen ja. Google und Microsoft lassen sich für E-Mail, Kalender und Drive unkompliziert anbinden, ebenso viele weitere gängige Anwendungen. Darüber hinaus lässt sich über die Zoho API nahezu jedes System individuell integrieren.

Passt Zoho One auch für kleinere Betriebe und mobile Teams?

Ja. Zoho One eignet sich für Einzelunternehmer ebenso wie für wachsende Teams. Ihr Team greift mobil per App auf alle Vorgänge, Aufgaben und Dokumente zu, auch von unterwegs.

Wo werden unsere Daten gespeichert?

Auf Wunsch in den EU-Rechenzentren von Zoho, DSGVO-konform. Ihre Daten verbleiben damit im europäischen Rechtsraum, ein wichtiger Punkt für Betriebe mit sensiblen Kunden- und Projektdaten.

Wie viel Zeit kostet uns das Projekt im Tagesgeschäft?

So wenig wie möglich. Ihr Team ist nur an wenigen, klar abgestimmten Punkten eingebunden, etwa bei der Analyse der Abläufe, der Bereitstellung von Informationen und der Schulung, sodass Ihr Tagesgeschäft weiterläuft.